HR i administrativni pomoćnik

O Tenure Facility

Tenure Facility je prvi i jedini međunarodni finansijski mehanizam isključivo fokusiran na osiguranje prava na zemlju i šume za autohtone narode i lokalne zajednice širom svijeta. Prepoznavanje i poštovanje ovih prava predstavlja jednu od najuticajnijih prilika za promovisanje održivog ruralnog razvoja, postizanje globalnih klimatskih ciljeva i ublažavanje lokalnih sukoba na isplativ način.

Kroz grantove i tehničku pomoć, Tenure Facility osnažuje autohtone narode i lokalne zajednice jačanjem njihovih kapaciteta za sprovođenje reformi prava na zemlju i šume. Dodatno, podržava vlade u testiranju i širenju inovativnih pristupa prepoznavanju prava na zemlju, osiguravajući praktična rješenja za administrativne i pravne izazove.

Pregled pozicije

Tražimo proaktivnog i dobro organizovanog HR i administrativnog pomoćnika za pružanje svakodnevne administrativne i HR podrške. Ova uloga je ključna za osiguranje nesmetanog rada kancelarije, podršku HR aktivnostima i pružanje pozitivnog iskustva za zaposlene, goste i zainteresovane strane.

Ključne odgovornosti

Administracija kancelarije i podrška

• Pružanje opšte kancelarijske podrške za osiguranje nesmetanih dnevnih operacija
• Biti prva tačka kontakta za sve koji kontaktiraju Tenure Facility (npr. odgovaranje na organizacijski email i telefon)
• Koordinacija i organizacija internih sastanaka, uključujući rezervaciju prostorija i logistiku
• Pružanje tehničke podrške tokom sastanaka (npr. video konferencije, postavljanje opreme)
• Komunikacija sa osobljem i eksternim dobavljačima (npr. kancelarijska oprema, nameštaj, oprema za rad od kuće)
• Upravljanje odnosima sa pružaocima usluga

HR i podrška pri uključivanju

• Podrška HR službenicima u administrativnim HR zadacima
• Pomoć u organizaciji aktivnosti pri uključivanju, uključujući zakazivanje sastanaka za nove zaposlene
• Priprema materijala za uključivanje i osiguranje gostoljubivog iskustva za nove zaposlene
• Koordinacija internih HR sastanaka i dokumentacije po potrebi
• Organizacija kancelarijskih usluga kao što su naručivanje fika, kancelarijskog materijala, poklona i cveća

· Podrška COO: Pomoć COO u svim zadacima vezanim za naše interne portale, uključujući učitavanje dokumenata, održavanje evidencija i pomoć u kreiranju novih dokumenata kada je potrebno.

· Administrativna podrška: Pružanje opšte administrativne pomoći, kao što su podnošenje izvještaja o troškovima i podrška drugim rutinskim administrativnim procesima.

Koordinacija gostinskog stana i posjetilaca

• Upravljanje logistikom gostinskog stana, uključujući aranžmane za prijavu i odjavu
• Koordinacija sa kompanijama za čišćenje kako bi se stan pripremio za goste
• Biti tačka kontakta za goste u vezi pristupa i osnovnih upita

Kvalifikacije i vještine

• Diploma prvog stepena iz Poslovne administracije, Ljudskih resursa ili srodne oblasti
• Najmanje 3 godine iskustva u administrativnim, kancelarijskim ili HR podršnim ulogama
• Jake organizacione i vještine upravljanja vremenom sa sposobnošću upravljanja višestrukim prioritetima
• Orijentisan na uslugu sa proaktivnim i orijentisanim na rješenja načinom razmišljanja
• Komeforan u koordinaciji sa višestrukim zainteresovanim stranama i eksternim dobavljačima
• Čvrste tehničke vještine za podršku sastancima, digitalnim alatima i kancelarijskim sistemima (npr. platforme za video konferencije i alati za saradnju)
• Tečno govori engleski i švedski; dodatni jezici su prednost

Lokacija:

Pozicija je bazirana u Stokholmu.

Kako se prijaviti:

Pošaljite svoju prijavu; pismo predstavljanja i vaš CV putem email-a. Molimo označite prijavu HR i administrativni pomoćnik.

Za dodatne informacije nas kontaktirajte na email adresu iznad.

Tenure Facility promoviše uravnoteženu, raznoliku radnu snagu, snagu koja nam pomaže da bolje razumijemo i zadovoljimo potrebe naših partnera, i kontinuirano težimo poboljšanju rodne ravnoteže.