HR и административен асистент

За Tenure Facility

Tenure Facility е първият и единствен международен финансов механизъм, изцяло фокусиран върху осигуряването на земя и гори за коренните народи и местните общности по целия свят. Признаването и поддържането на тези права представлява една от най-влиятелните възможности за насърчаване на устойчиво селско развитие, постигане на глобални климатични цели и смекчаване на местни конфликти по рентабилен начин.

Чрез субсидии и техническа помощ, Tenure Facility овластява коренните народи и местните общности, като засилва техния капацитет за изпълнение на реформи в земята и горите. Освен това, подкрепя правителствата в тестването и мащабирането на иновативни подходи за признаване на земните права, осигурявайки практични решения за административни и правни предизвикателства.

Преглед на позицията

Търсим инициативен и добре организиран HR и административен асистент за предоставяне на ежедневна административна и HR подкрепа. Ролята е от съществено значение за осигуряване на плавни офис операции, поддържане на HR дейности и доставяне на положително изживяване за служители, гости и заинтересовани страни.

Основни отговорности

Офис администрация и поддръжка

• Осигуряване на обща офис поддръжка за плавни ежедневни операции
• Да бъдете първата точка на контакт за всеки, който се свързва с Tenure Facility (например отговаряне на организационния имейл и телефон)
• Координация и организиране на вътрешни срещи, включително резервации на стаи и логистика
• Предоставяне на техническа поддръжка по време на срещи (например видео конференции, настройка на оборудване)
• Връзка със служители и външни доставчици (например офис оборудване, мебели, оборудване за домашен офис)
• Управление на взаимоотношенията с доставчици на услуги

HR и поддръжка при наемане

• Поддръжка на HR служители с административни HR задачи
• Помагане в организирането на дейности по наемане, включително планиране на срещи за нови назначени
• Подготовка на материали за наемане и осигуряване на приветливо изживяване за нови служители
• Координация на вътрешни HR-свързани срещи и документация при необходимост
• Организиране на офис услуги като поръчване на фика, офис материали, подаръци и цветя

· Поддръжка на COO: Помощ на COO с всички задачи, свързани с нашите вътрешни портали, включително качване на документи, поддържане на записи и помощ при създаване на нови документи при необходимост.

· Административна поддръжка: Осигуряване на обща административна помощ, като подаване на отчети за разходи и поддръжка на други рутинни административни процеси.

Координация на гостска апартамент и посетители

• Управление на логистиката на гостска апартамент, включително настаняване и освобождаване
• Координация с почистващи компании за подготовка на апартамента за гости
• Да бъдете точка на контакт за гости относно достъп и основни запитвания

Квалификации и умения

• Бакалавърска степен по бизнес администрация, човешки ресурси или свързана област
• Минимум 3 години опит в административни, офис поддръжка или HR поддръжка роли
• Силни организационни и управленски умения за време със способност за управление на множество приоритети
• Ориентираност към услуги с инициативен и ориентиран към решения манталитет
• Удобство при координация с множество заинтересовани страни и външни доставчици
• Солидни технически умения за поддръжка на срещи, цифрови инструменти и офис системи (например платформи за видео конференции и инструменти за сътрудничество)
• Свободно владеене на английски и шведски език; допълнителни езици са предимство

Местоположение:

Позицията се намира в Стокхолм.

Как да кандидатствате:

Изпратете вашата кандидатура; мотивационно писмо и вашето CV по имейл до . Моля, маркирайте кандидатурата HR и административен асистент.

За допълнителна информация, моля свържете се с нас на имейл адреса по-горе.

Tenure Facility насърчава балансирана, разнообразна работна сила, сила, която ни помага да разбираме и адресираме по-добре нуждите на нашите партньори и постоянно да се стремим да подобрим нашия гендерен баланс.